Meet è l’innovativa piattaforma progettata per l’organizzazione e la gestione di eventi che vedono la partecipazione di gruppi di persone, quali convention, congressi, incontri di formazione...
Il software integrato nella piattaforma permette di curare tutte le fasi che precedono e succedono l’evento, così come tutte le operazioni che si svolgono durante l'incontro.

PRE EVENTO
Far precedere l’evento da una adeguata campagna informativa utilizzando i mezzi comunicativi attualmente disponibili garantisce diversi ritorni in termini di:

A corredo della manifestazione la piattaforma Meet propone i seguenti servizi:

Sito internet
Il sito è interamente dedicato all’evento, ne ripropone tutti i contenuti (brochure, elenco aziende partecipanti, programma della giornata, eventi collegati...) e ripresenta la grafica studiata per l’evento (brochure, inviti...); riprende quindi colori, temi e logotipi mantenendo uniformità nella comunicazione dei messaggi.
Il sito permette, mediante pagine dinamiche contenenti form di inserimento dati, l’iscrizione all’evento o alle singole sessioni dello stesso: il numero e la natura dei campi da compilare è definita dall’amministratore e può essere modificata nei diversi periodi temporali (i dati raccolti prima degli eventi possono essere utilizzati per meglio definire i contenuti di dibattiti o incontri collegati; il periodo immediatamente precedente della manifestazione può presentare la disponibilità dei posti o dei servizi complementari quali disponibilità di parcheggi o alberghi).
L’amministratore è dotato di credenziali per poter accedere al pannello di controllo di Meet e non necessita di alcuna conoscenza tecnica per poter compiere le varie operazioni. Tutti i dati inseriti dagli utenti vengono integrati con l’anagrafica esistente così da mantenere costantemente aggiornato l’elenco dei partecipanti.
Meet può integrare funzioni di gestione delle transazioni economiche garantendo la massima sicurezza nelle connessioni; questa opzione è utile nel caso di iscrizioni che prevedono la presenza al convegno associata a servizi aggiuntivi, quali noleggio autovetture, ristorazioni o alloggi presso strutture convenzionate: la transazione unica garantisce tutti i soggetti coinvolti e semplifica all’utente finale il processo di partecipazione.

Comunicazione
A conclusione della registrazione presso il sito, la piattaforma Meet invia automaticamente una mail all’utente contenente copia in PDF della propria iscrizione; il documento compilato con i dati dell’utente, in calce presenta prestampato il badge con identificativo, grafica e codice a barre: in questo modo è possibile garantire all’utente l’accesso evitando la fase di accettazione (fast lane) mantenendo al tempo stesso tutti i vantaggi dell’accesso regolato da codice a barre (tracciamento).
Un vantaggio fornito dalla piattaforma Meet consiste proprio nella stampa del badge da parte del singolo utente: evitando questa operazione al momento dell’accettazione il giorno dell’evento, si riducono i tempi di accesso ed i costi a carico dell’organizzatore.
Il sito può essere utilizzato anche per raccogliere richieste particolari e/o indicazioni (ad esempio mediante sondaggi) da riproporre in sede di dibattito durante le manifestazioni.

Le statistiche
Le statistiche di preiscrizione (numero di visitatori, area geografica della visita, durata e profondità della visita) sono inviate in formato Excel con cadenza giornaliera o settimanale agli indirizzi preposti; in questo modo è possibile verificare la natura dei partecipanti e le loro preferenze (ad esempio età, livello di istruzione, ...).

Mail
La piattaforma Meet può essere affiancata a servizi di newsletter: l’utente che si è iscritto online può ricevere mail relative all’evento o a prodotti e servizi correlati; in questo caso la newsletter può diventare una discreta e qualificata vetrina promozionale per le aziende che partecipano al convegno.

SMS
Meet prevede opzionalmente l’invio di SMS verso gli utenti che consentono al servizio; l’amministratore può decidere il periodo di invio dell’allarme (tipicamente il giorno prima) ed il testo da inserire per gruppi profilati di utenti o indistintamente a tutti i partecipanti.

Visibilità
La maggiore visibilità garantita dal sito internet, che di fatto permette la consultazione dei programmi, dei contenuti e degli interventi proposti durante l’evento ad un pubblico slegato dall’area geografica ed all’unica data di presentazione, rende il sito una “vetrina” pregiata per gli sponsor attuali e potenziali che possono contare su una utenza di visitatori del sito motivata ed interessata alle tematiche affrontate.
Le funzionalità dinamiche del sito permettono non solo la consultazione ma anche l’interazione con gli utenti ad esempio attraverso l’inserimento di forum di discussione.

DURANTE L'EVENTO
Meet è stato progettato per garantire l’accettazione di tutti i partecipanti all’evento in modo ottimizzato: la riduzione dei tempi di attesa garantisce la percezione di professionalità nell’organizzazione e la tracciabilità del’utente garantisce il corretto svolgimento dell’evento (accesso del partecipante alle sessioni abilitate, assegnazione del posto, prestampa degli attestati).

Accesso alla manifestazione - fast lane
L’utente che si è preregistrato mediante il sito internet o che ha ricevuto un invito personalizzato può procedere all’accesso diretto con la sola presentazione dell’invito o della mail stampata (o con il badge ritagliato dalla stessa); all’ingresso l’operatore di sala è dotato di terminale e device per la lettura del codice a barre (pistola).
Il riconoscimento del partecipante avviene in tempo reale da parte della piattaforma che restituisce immediatamente al personale di accettazione la scheda informativa dell’utente in cui compaiono tutte le indicazioni rilevanti (posto a sedere, numero di sessioni prenotate, messaggi dedicati). Questo permette di rendere la procedura di accettazione estremamente veloce e di evitare inutili attese.
Lo stesso badge ricevuto dall’utente via lettera o mail viene usato per tutte le sessioni dell’evento (nel caso in cui esso si articoli in più parti) e in tutte le sedi in cui si svolge: ad ogni accesso infatti il codice a barre viene “letto” e la posizione del partecipante viene registrata; eventuali anomalie o errori vengono direttamente segnalate al personale di accettazione.

Utenti già registrati privi dell’invito stampato
Il software presente sulle postazioni di accoglienza è dotato di motore di ricerca interno alla anagrafica presente (integrata tra quella compilata via web dal partecipante e quella eventualmente preesistente); non è necessario reinserire tutti i dati, è sufficiente infatti inserire le prime lettere del cognome o dell’azienda per reperire automaticamente ed in tempo reale l’invito che può essere quindi ristampato immediatamente: reperendo i dati istantaneamente il tempo d’attesa si riduce alla sola stampa del badge.

Utenti privi di registrazione
Ogni postazione può compilare alla presentazione del partecipante la scheda di accesso all’evento: l’interfaccia per l’inserimento dei dati è stata studiata per essere semplice, intuitiva e di facile utilizzo; le funzionalità di autocompletamento dei campi (ad esempio per l’inserimento di comuni, codici di avviamento postale, elementi già presenti in database quali nomi di aziende o associazioni) garantisce la massima velocità di registrazione.
Una volta compilata la scheda, Meet procede alla creazione dell’invito che automaticamente viene prodotto e stampato già completo di codice a barre.

Assegnazione dei posti
Nei casi in cui l’accesso all’evento sia regolato con posti limitati e definiti l’assegnazione dei posti avviene in modo automatico per i casi di preregistrazione (tramite il sito) o mediante invito personalizzato. Agli utenti che si presentano all’evento privi di registrazione l’amministratore della piattaforma, o il singolo addetto all’accoglienza assegna il posto a sedere tra quelli disponibili; l’aggiornamento dell’occupazione dei posti avviene in tempo reale ed è gestita centralmente dal server cui tutti i singoli punti di accesso accedono.
L’assegnazione dei posti può essere definita per singoli o per gruppi di utenti: si può ad esempio stabilire che tutte le persone facenti parte della medesima azienda siedano in aree dedicate o che persone con specifiche richieste (ad esempio disabilità del movimento o della vista, anziani o accompagnatori di bambini) possano avere riservate specifiche aree.

Reportistica
Tutti i dati relativi all’affluenza sono registrati e consultabili in tempo reale dall’amministratore o dai singoli addetti: ogni fase ed ogni accesso che prevede la registrazione dell’utente tramite passaggio del badge viene registrata automaticamente ed aggiornata in tempo reale.
Le statistiche sono rappresentate in modo grafico all’atto della consultazione ma possono essere inviate via mail o esportate direttamente in formato excel.

Attestati
Le medesime postazioni di accesso, una volta conclusa la fase di accettazione possono produrre gli attestati di partecipazione, che possono essere stampati in tempo reale e consegnati ai partecipanti o essere inviati via mail agli indirizzi comunicati.

Area wireless
I contenuti del sito o altri più di dettaglio possono essere messi in distribuzione direttamente nei locali a tutti i partecipanti dotati di dispositivi dotati di connessione wireless (PDA, Blackberry, iPhone, notebook...).
Questa soluzione permette ai partecipanti di visionare documentazione e pagine di approfondimento legate all’evento: gli utenti possono accedere in modo estremamente semplice (di fatto digitando sul proprio dispositivo una sola parola indicata nell’invito) ad un sito internet temporaneo dedicato all’evento e presente solo nei locali del convegno.
Per incentivare la partecipazione diretta all’evento, è possibile distribuire in modo esclusivo nell’area wireless materiali (documenti, presentazioni, filmati o immagini) creati ad hoc per l’evento e non reperibili in altra sede.

POST EVENTO
Concluso l’evento, la piattaforma Meet gestisce in automatico l’invio di newsletter di ringraziamento ai partecipanti, di segnalazione di prodotti correlati (ad esempio comunicazioni degli sponsor dell’evento), l’attestato di partecipazione, la segnalazione di eventi affini e correlati, l’avviso di attivazione di un forum tematico di discussione aperto ai soli partecipanti.
Il sito web può accogliere gli atti del convegno come ad esempio i testi degli interventi degli oratori; se all’evento sono associati dibattiti o tavoli di discussione, Meet provvede a generare dei forum di discussione sul sito in modo tale da fornire uno strumento di approfondimento sugli argomenti trattati durante il convegno.
Gli utenti possono così confrontarsi sui temi affrontati sia con gli altri partecipanti sia con persone che non hanno preso parte all’evento ma che sono interessate a quegli argomenti.
Il sito web non costituisce più solamente uno strumento di consultazione ma offre un servizio interattivo agli utenti, costituendo uno spazio virtuale in cui scambiarsi opinioni ed esperienze.

Architettura
La piattaforma Meet è costituita da diverse componenti hardware che sono collegate tra loro mediante protocolli standard.

Server
Il server raccoglie tutte le informazioni relative alla partecipazione degli utenti (anagrafica, accesso alla manifestazione, visita su sito...); durante l’evento esso è fisicamente posizionato presso i locali ed è collegato via wireless o via cavo a tutte le periferiche.
Per evitare problemi di perdita dati, il server è sempre dotato di gruppo di continuità e disco di backup automatico.

Postazione accettazione
La postazione è dotata di tastiera, schermo e stampante; per evitare inutili occupazioni del piano di lavoro il terminale presenta dimensioni minime (circa 24 X 18 X 4 cm) e può essere vincolato al di sotto del tavolo. La stampante può essere associata al singolo terminale o può servire diverse postazioni. E’ possibile dotare ogni singola postazione di un secondo display rivolto verso il partecipante; la schermata rappresentata può riproporre un messaggio di cortesia in linea con la grafica dell’evento o indicazioni relative al visitatore (ad esempio l’indicazione del posto riservato).

Postazione di ingresso
Presso ogni varco di accesso è posizionato un terminale dotato di dispositivo di lettura del codice a barre; il terminale può svolgere la semplice funzione di registrazione, e quindi privo di tastiera e schermo, o può servire da terminale di riconoscimento ed indirizzo del visitatore: in questo caso è presente un display che propone all’addetto tutte le informazioni relative al partecipante (posto riservato, numero di sessioni abilitate...).
Nel caso in cui l’addetto deve spostarsi tra diversi varchi di accesso, il terminale può essere sostituito da un dispositivo portatile dotato di lettore codice a barre e schermo di consultazione.

Totem informativo
Per meglio informare gli utenti dell’evento su sessioni, contenuti, programmi o servizi correlati, è possibile installare uno o più totem informativi. Questi dispositivi possono essere “passivi” e quindi ripetere ciclicamente i messaggi sotto forma di filmati o animazioni o essere interattivi: in questo caso il display è sensibile al tocco e permette la navigazione attraverso le varie sezioni del sito internet dedicato all’evento.
Il totem può essere dotato di tastiera metallica e stampante; in questo caso può essere utilizzato direttamente dall’utente per effettuare la propria registrazione (con relativa stampa del badge) così da non insistere sul personale di accettazione.

Display informativo
Le riprese dell’evento possono essere proposte in uno o più display di dimensioni definite dal cliente (tipicamente da 52”) o proiettate su schermo opaco mediante video proiettore. Lo schermo, prima dell’inizio dell’evento, può riproporre i contenuti già presentati nel totem informativo.

Badge
La chiave identificativa che garantisce l’accesso è il codice a barre che viene stampato sul badge; il badge è stampato su carta a grammatura pesante: questa soluzione permette la riduzione dei costi

Infrastruttura
Tutti i terminali possono indifferentemente collegarsi al server centrale mediante una connessione ethernet o via wireless. Le connessioni wireless utilizzate da Meet sono basate sullo standard WPA2 (IEEE 802.11i) che garantisce mediante crittografia il massimo livello di sicurezza in termini di integrità, certezza e riservatezza delle trasmissioni. Viene inoltre tipicamente inibita la pubblicazione in broadcast dell’SSID e vengono opzionalmente attivati filtri sui MAC address. Nel caso in cui si utilizzi una normale connessione ethernet il livello di sicurezza è assolutamente identico a quello delle connessioni wireless.
Tutti i componenti di Meet collegati alla rete sono basati su una configurazione hardened di Linux, e attivano solo ed esclusivamente i servizi necessari al funzionamento e alla manutenzione (http e ssh) su porte non standard.

Interfaccia
Tutte le interfacce di inserimento dati o di interrogazione dell’anagrafica sono state progettate per rendere veloce ed intuitivo l’uso della piattaforma Meet; ad esempio, la sezione dedicata all’assegnazione dei posti a sedere utilizza modalità di selezione di tipo drag & drop e può essere utilizzata da terminale dotato di touch screen.
Questa impostazione permette di ridurre al minimo i tempi di attesa degli utenti e al tempo stesso minimizza gli interventi di formazione sul personale di accoglienza.

Personale e formazione
Personale e formazione Il giorno dell’evento è prevista la presenza di uno o più tecnici qualificati per la supervisione del corretto svolgimento delle operazioni.
Prima dell’inizio dell’evento è prevista una sessione di formazione del personale di accettazione volta a massimizzare gli interventi di inserimento dati e stampa dei badge.