Archeo è la piattaforma ideata da Xidera per gestire l’indicizzazione e l’archiviazione digitale delle cartelle cliniche di ricovero tanto in regime ordinario che in day hospital.
Gli operatori sanitari che lavorano all’interno della struttura possono utilizzare Archeo per consultare il contenuto delle cartelle cliniche accedendo ad una sezione profilata della intranet aziendale: il servizio e di conseguenza la consultazione delle cartelle cliniche è disponibile 7 giorni su 7, 24 ore su 24.

I vantaggi
La piattaforma Archeo garantisce numerosi vantaggi per la struttura sanitaria, in particolare:
- immediatezza nel reperimento delle informazioni, il motore di ricerca permette di accedere alle informazioni in tempo reale;
- la consultazione può essere effettuata da un qualsiasi PC collegato in rete, l'operatore non ha necessità di spostarsi dalla propria postazione per poter ricercare i dati di interesse;
- la visione dei documenti è tracciata ogni accesso è monitorato e ricostruibile; l'accesso ai documenti è permesso solo al personale dotato di idonee credenziali;
- il documento cartaceo è conservato in una posizione sicura, si evita così di movimentare i documenti originali esponendoli a danneggiamenti o smarrimenti;

Archiviazione mediante Archeo
Quando la cartella clinica è chiusa dal sistema di gestione della documentazione medica il personale dell’archivio inserisce il progressivo pratica (nosologico) della cartella nella maschera di acquisizione di Archeo: la piattaforma, integrandosi con il Sistema Informativo Ospedaliero, legge tutte le informazioni relative alla cartella ed alimenta l’indice dell’archivio.
Dopo aver controllato formalmente che il contenuto della cartella sia completo ed aver eventualmente fotocopiato su formato cartaceo (A4) i documenti non originariamente disponibili in questo formato, il personale dell’archivio passa alla fase di acquisizione.
Tutte le pagine contenute nel pacchetto della cartella indicizzata vengono digitalizzate mediante uno scanner dedicato.
L’applicazione alimenta l’archivio digitale delle cartelle: una volta inserita in archivio la cartella è disponibile per essere consultata.

Consultazione mediante Archeo
Tutte le cartelle cliniche chiuse ed archiviate possono essere consultate dalle postazioni dislocate nei reparti e negli ambulatori dai medici autorizzati ad accedere a questo servizio. Per consultare le cartelle, il medico si collega all’indirizzo web della intranet della struttura nella sezione dedicata ad Archeo, si autentica, inserisce nel pannello di selezione i parametri di ricerca (ad esempio nome e cognome del paziente) e l’applicazione visualizza il contenuto della cartella selezionata in documenti in formato PDF che il medico può scorrere a video per trovare l’informazione cercata.
Considerata la riservatezza dei dati contenuti nelle cartelle mediche, la piattaforma Archeo garantisce il massimo livello di sicurezza in tutte le fasi di consultazione: ogni accesso è tracciato e ricostruibile; le connessioni sono effettuate mediante protocollo SSL, la stessa modalità utilizzata per le transazioni economiche dell’e-commerce.
Per poter operare in modo ottimale, il sistema Archeo richiede l’integrazione con il Sistema Informativo Ospedaliero, è così possibile recuperare in automatico le informazioni anagrafiche ed amministrative del paziente già presenti nella struttura evitando al tempo stesso dannose duplicazioni di dati.
Le uniche componenti hardware previste dalla piattaforma sono il server e lo scanner: il server, che può essere fisico o virtuale presso server già presenti nella struttura, gestisce sia i servizi intranet di gestione referti e amministrazione, sia la sezione internet del sito di pubblicazione delle cartelle.
Lo scanner, necessario per la conversione in digitale di contenuti cartacei, è dimensionato per volumi medio alti di operazioni.